Ajuda
ÍNDICE
Seleccionar o(s) Arquivo(s)
sobre os quais pesquisar
Pedidos de reserva e reprodução
Identificação e Registo do Leitor
Campos particulares a indicar nos pedidos
Pedidos de Reprodução de Documentos
Pedidos de Reprodução de Processos de Obra
Entrada na Pesquisa
Na página principal do Arquivo, acede-se à pesquisa
através da opção Pesquisa no Portal:
Selecção de Arquivo(s) a pesquisar
Para
pesquisar pode seleccionar o pólo de arquivo pretendido ou direccionar a
pesquisa sobre os quatro pólos de arquivo, através da opção Todos.
Tipos de
Pesquisa
Permite
pesquisar através de uma ou de várias palavras inseridas numa caixa de texto
única, sobre todos os campos da base de dados. Permite ainda incluir autores/produtores e unidades de instalação na pesquisa,
através das opções disponíveis no formulário de pesquisa.
- Serão pesquisados todos os campos da base de dados;
- A pesquisa será feita exactamente pelas palavras inseridas. Por exemplo:
caso seja inserida a palavra carro,
não serão visualizados os registos em que esteja presente ou carros ou carroça. Caso pretenda obter um resultado com palavras
formadas a partir da expressão de pesquisa, portanto que inclua carros e carroça, deverá utilizar a pesquisa avançada.
- Independentemente de os valores inseridos estarem ou não em maiúsculas e
de conterem acentuação, darão origem ao mesmo resultado de pesquisa. Por
exemplo: Pavão, pavão, PAVAO ou Pavao.
- Pode também introduzir expressões entre aspas (“”). Neste caso serão
apenas encontrados os registos que contenham exactamente toda a expressão no
mesmo campo. Por exemplo: “Ponte 25 de Abril”.
Pesquisar um processo de obra
Caso o
leitor pretenda fazer um pedido relativo a um processo de obra, deverá
seleccionar o Arquivo
Intermédio e introduzir o nome da rua/local como expressão de pesquisa.
Permite
fazer uma pesquisa complexa, de
informação cruzada sobre um ou mais campos específicos utilizando os
operadores booleanos e, ou e excepto, por forma a obter um resultado de pesquisa
tão exacto quanto possível. Ao contrário da pesquisa simples, os termos
encontrados vão ser aqueles que começam pela palavra inserida, isto é, caso se
insira por exemplo a palavra campo os registos encontrados serão aqueles
em que estiverem presentes as palavras campo, campos, camponesa,
ou outros termos começados por campo. Registos com termos que contenham campo
sem ser no início da palavra (por exemplo Entrecampos) não serão considerados.
Exemplos:
A pesquisa apresenta todos os registos cujo campo Rua/Local contém as palavras campo e grande, e cujo campo Descritores contenha a palavra jardim, isto é, todos os registos do
Campo Grande em que esteja descrito um jardim.
Neste caso, o resultado é composto por todos os
registos cujo Título contenha
as palavras ponte, vasco e gama, e em
que o Autor/Produtor não contenha as palavras luís e pavão, isto é,
todos os registos em que é mencionada a Ponte Vasco da Gama no título, excepto
os do autor seleccionado.
A qualquer altura poderá consultar o historial das
pesquisas anteriores, através do botão 
,
podendo realizar as pesquisas novamente e/ou editá-las.
Permite
navegar pela hierarquia do quadro de classificação documental. Desta forma
podemos consultar a organização arquivística dada aos registos. Tendo um nível
seleccionado é possível consultar a sua informação através do botão 
ou a de todos os registos hierarquicamente
inferiores através do botão 
.
Para
navegar na árvore, seleccione os ícones 
, para
visualizar a hierarquia, e 
, para fechar
uma hierarquia.
Exemplo:
Neste caso, no Quadro de Classificação Documental, o
nível seleccionado é a Entidade Detentora (Arquivo Municipal de Lisboa), pelo
que, se for usada a opção 
,
o resultado de pesquisa apresentará todos os registos existentes na base de
dados, pois todos eles são hierarquicamente submissos à Entidade Detentora.
Resultado
de pesquisa
Os resultados de pesquisa podem ser apresentados no
formato Analítico, por omissão, ou no
formato Simples, usando a opção
. Na janela de
selecção está ainda disponível um terceiro tipo de formato, designado por
Básico (ver Seleccionar registos). É ainda
possível saber quantos registos foram encontrados e navegar nas páginas de
resultados, através do menu.
Nos registos que têm imagens associadas, elas
aparecem em thumbnail,
bastando clicar sobre elas para ver a imagem
maximizada.
Exemplo de Thumbnail
Nos resultados de pesquisa, para além dos campos que
descrevem o registo, existem outros cuja funcionalidade e significado se
exemplificam a seguir.
Exemplo 1:
|
Em: |
Arquivo
Municipal de Lisboa / Arquivos Fotográficos / Fundo Moderno |
Em:
campo através do qual é possível navegar pelos vários níveis de descrição
arquivística do Quadro
de Classificação. Usando o exemplo acima seria possível
aceder a todos os registos dentro do Fundo Moderno, ou aos fundos dentro de Arquivos
Fotográficos ou aos grupos de fundos em Arquivo Municipal de Lisboa,
consoante a opção escolhida.
Exemplo 2:
Código de Referência: Código atribuído de acordo com o
posicionamento do documento na hierarquia do Quadro de Classificação
Documental.
PT/AMLIS/AL/CMLSB/UROB-PU/05/01/04
PT/AMLIS – Arquivo
Municipal de Lisboa – Entidade Detentora
AL - Arquivos da Administração Local – Grupo de Fundos
CMLSB – Câmara Municipal de Lisboa – Fundo
UROB – Urbanismo e Obras – Secção
PU – Planeamento Urbanístico – Sub-Secção
05 – Levantamentos Topográficos – Série
01 – Atlas da Carta Topográfica de Lisboa – Documento Composto
04 – Planta nº 2 – Documento Simples
1.
Entidade detentora (ED) – Entidade que detém a tutela de um ou vários acervos documentais.
2.
Grupo de fundos (GF) – Conjunto de arquivos provenientes de entidades do mesmo tipo, pertencentes
à mesma entidade detentora, com atribuições afins e organização idêntica.
3.
Fundo (ou arquivo) (F) – Conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e
suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou
colectiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua actividade
e conservados a título de prova ou informação. É a mais ampla unidade
arquivística. A cada proveniência corresponde um arquivo. (prNP 4041)
4.
Secção (SC) – Unidade arquivística constituída pela subdivisão orgânico-funcional
de um fundo, determinada pela sua organização original ou, na sua ausência, por
critérios orgânico-funcionais. (prNP
4041)
5.
Subsecção (SSC) – Subdivisão de uma secção,
determinada pela sua organização original. (Ivone Alves - Dicionário de
Terminologia Arquivística. Lisboa: IBNL, 1993, p. 92)
6.
Série (SR) – Unidade arquivística constituída
por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originariamente, foi
dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação de
informação. Em princípio os documentos de cada série deverão corresponder ao
exercício de uma mesma função ou actividade, dentro de uma mesma área de
actuação. Pode contemplar vários níveis de subdivisão. (prNP
4041)
7. Sub-série (SSR) –
Primeira divisão de uma série, determinada pela sua ordem original ou por
exigências de preservação. (prNP 4041)
8.
Documento composto (DC) – Unidade arquivística
constituída por um conjunto de documentos simples que corresponde a um mesmo
procedimento, trâmite ou processamento administrativo ou judicial. (prNP 4041)
9.
Documento simples (DS) – Documento de arquivo
autónomo quanto ao processamento da sua produção (autor, destinatário, data,
código de comunicação, etc.) mas não necessariamente quanto à informação
veiculada ou ao suporte. O documento simples é susceptível de descrição
individualizada, mas pode não corresponder à totalidade de um procedimento ou
trâmite. (prNP 4041)
O documento
de arquivo, simples ou composto, é produzido a fim de provar e/ou informar
um procedimento administrativo ou judicial. É a mais pequena unidade
arquivística, indivisível do ponto de vista funcional. Pode ser constituído por
um ou mais documentos simples. (prNP 4041, adaptado)
Unidade
de instalação – Unidade básica de cotação, instalação e inventariação das unidades
arquivísticas. São unidades de instalação: caixas, maços, livros, rolos,
pastas, etc. (prNP 4041)
Ver unidade de
instalação
Para ver a(s)
unidade(s) de instalação associada(s), basta clicar
no botão 
, e a
informação será visualizada.
Ver
disponibilidade de obra
Para ver a disponibilidade da obra,
basta clicar no botão 
, sendo
que aparecerá no final do registo a informação se está 
ou não.
Visualizar
página web da obra
Para
visualizar a página Web da obra, basta clicar no link visualizar página web da obra, sendo que será aberta uma nova página com a visualização das imagens
digitalizadas da obra, sendo possível navegar entre elas.
Seleccionar
registos
É possível
seleccionar registos, do tipo documento simples e/ou documento composto,
adicionando-os ao que poderemos chamar cesto de livros (fazendo uma analogia
com carrinhos de compras de sites de compras online).
Isto permite juntar certos registos de várias pesquisas diferentes, tratando-os
como se de um resultado de pesquisa se tratasse. Para seleccionar um registo
basta carregar no botão 
presente no final do registo.
Após o registo estar
seleccionado, o botão 
fica inactivo e muda de cor, de modo a ficar
marcado que aquele registo já foi adicionado à selecção.
Ver registos
seleccionados
Na janela de
visualização dos registos seleccionados, aberta por se ter clicado
na opção 
, estão
presentes todas os registos que se acrescentaram à selecção.
Conjunto
de registos seleccionados
Para remover um
registo da selecção basta seleccionar o registo em causa, na caixa de selecção, e clicar sobre o botão 
.
Para voltar ao
resultado da pesquisa, basta clicar sobre o botão 
.
Reservas e Reproduções
Identificação e Registo do Leitor
Para
efectuar um pedido de reserva ou reprodução, será pedida a identificação de
leitor do Arquivo Municipal de Lisboa. Para esse efeito terá que se encontrar
registado.
Caso
ainda não esteja registado, poderá preencher o formulário disponível online para esse
fim, seleccionando a opção (clique
aqui para se registar) quando
é pedida a sua identificação, ou utilizando o menu REGISTO,
presente em todo o portal e posicionado no canto superior direito dos vários
ecrãs disponíveis.
OU
ATENÇÃO
- Na Ficha de Identificação do Leitor (assim como em todos os formulários
disponíveis no portal do Arquivo Municipal de Lisboa) todos os campos
assinalados com asterisco (*) são de preenchimento obrigatório, pelo que a
sua aceitação e posterior validação se encontra condicionada pelo preenchimento
dos mesmos.
Após
ter feito o seu registo com sucesso deverá utilizar o número de leitor
dado pelo sistema e a palavra-chave que introduziu para se identificar.
Após o
seu registo, o leitor pode consultar os seus dados e modificá-los através da
opção OS MEUS DADOS.
Formulação de pedidos
A partir
dos resultados de pesquisa e/ou da selecção de registos, pode seleccionar os
registos que pretende para 
e/ou 
.
Para reservar ou pedir a
reprodução de 1 documento, os botões estão directamente no rodapé do resultado
de pesquisa.
Para reservar ou pedir a
reprodução de 2 ou mais documentos, de 1 ou mais pólos de arquivo, deverão ser
utilizados os botões na selecção de
registos.
Reservas
Podem-se efectuar pedidos de
reserva para consulta de documentação apenas nos pólos de Arquivo do Arco do Cego, Intermédio
e Histórico.
No caso do Arquivo
Fotográfico não é
possível fazer reserva. Seleccione a opção e complete o formulário apresentado para o efeito.
Os
campos assinalados com um asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.
Todo o
percurso da reserva é guiado ao longo de 4 passos, ao longo dos quais se pode
sempre recuar e avançar até à confirmação final.
1 - LISTA DE
DOCUMENTOS/OBRAS
Listar
os documentos e obras a reservar, em que é possível 
, 
a reserva de algum dos documentos/obras e/ou 
para o 2º passo. É possível ainda eliminar
directamente os documentos da lista através do botão 
.
2 - DATA DE RESERVA
Seleccionar
o(s) dia(s) e hora(s) em que pretende consultar o documento.
A Sala
indicada é aquela à qual pertence a documentação e onde terá de se deslocar.
Aqui é
também indicado o horário de funcionamento e informações adicionais dessa mesma
sala, sendo possível 
para o passo anterior antes de avançar.
3 - CONCLUIR RESERVA
Concluir
o pedido da reserva, verificando os dados, sendo possível 
para o passo anterior antes de avançar.
4 -DADOS DA RESERVA
Visualizar
e/ou 
os dados do pedido de reserva.
Estando a reserva terminada, poderá fechar a janela
através do botão 
.
Reprodução
Pode-se efectuar um pedido de
reprodução da documentação pretendida, tendo por base as pesquisas efectuadas
no Portal. Seleccione a opção e complete o formulário apresentado para o efeito.
Os campos
assinalados com um asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.
Todo o
percurso do pedido de reprodução é guiado ao longo de 4 passos, ao longo dos
quais se pode sempre recuar e avançar até à confirmação final:
1 - LISTA DE
DOCUMENTOS/OBRAS
Listar
os documentos e/ou obras a reproduzir, com a informação do motivo, formato,
tipologia (no caso de processos de obra), número de cópias, com autenticação ou
não e outras informações adicionais. Os campos
assinalados com um asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.
Ao ser
preenchida a informação do motivo, é
assumido automaticamente esse motivo para a lista de todos os documentos,
podendo ser modificado.
Em
caso da reprodução pretendida seja em mais
do que 1 formato, existe o botão 
, que
permite adicionar formatos de reprodução ao mesmo documento.
À
medida que os dados são inseridos, a própria página vai refrescando, de modo a
ir pedindo os dados adicionais
necessários, de acordo com o formato preenchido.
É possível ,
cancelar a reprodução de algum dos documentos através do botão e/ou para o 2º passo.
2 -
ENTREGA/DECLARAÇÃO
De
acordo com os dados preenchidos relativos à lista de documentos/obras, neste
passo são indicados o tipo de entrega da reprodução ao leitor, bem como o
preenchimento da declaração de honra (que é possível imprimir), sob indicação
da finalidade da reprodução, nos casos em que tal seja necessário.
3 - CONCLUIR PEDIDO
DE REPRODUÇÃO
Concluir
o pedido de reprodução, podendo alterar a informação de desconto e o número de
contribuinte.
4 - DADOS DO PEDIDO
Visualizar
e/ou imprimir os dados do pedido de reprodução.
Campos particulares a indicar nos pedidos
Consoante
os pedidos de reprodução forem efectuados sobre documentos e/ou obras, existem
campos particulares a indicar:
Pedidos de Reprodução de Documentos
Cota/Ref – Campo de preenchimento automático. Código atribuído de acordo com o posicionamento do
documento na hierarquia do Quadro de Classificação.
Título – Título do documento. Campo de preenchimento automático.
Sala – Campo preenchido automaticamente
de acordo com a localização da documentação.
Tipo
de desconto – Campo a preencher caso se encontre numa das situações apresentadas.
Motivo - Deve seleccionar o fim a que se
destina a reprodução. Alguns motivos exigem a aceitação de condições especiais
e o preenchimento de uma declaração, disponível online, para esse efeito.
Formato – Deve seleccionar um formato de
reprodução dentro das opções disponíveis para cada pólo de arquivo.
Páginas – Campo a preencher quando apenas
se pretenda a reprodução de um determinado subconjunto de páginas.
Número
de cópias –
Número de exemplares pretendido.
Pedidos de Reprodução de Processos de Obra
Obra – Campo de preenchimento
automático após a selecção.
Volume – Campo de preenchimento
automático após a selecção que pode ser preenchido pelos serviços, após
verificação do pedido, caso seja um elemento desconhecido para o leitor.
Processo - Campo de preenchimento
automático após a selecção ou a preencher pelos serviços após verificação do
pedido.
Sala – Campo preenchido automaticamente
de acordo com a localização da documentação.
Tipo
de desconto – Campo a preencher caso se encontre numa das situações apresentadas. Caso
possa beneficiar de um dos tipos de desconto, deverá apresentar comprovativo da
situação até à satisfação do seu pedido.
Motivo - Deve seleccionar o fim a que se
destina a reprodução. Alguns motivos exigem a aceitação de condições especiais
e o preenchimento de uma descrição da finalidade da reprodução.
Tipologia
e assunto –
Deverá seleccionar a opção pretendida. Este é um campo de preenchimento
obrigatório, cuja informação permite localizar o documento pretendido.
Páginas – Campo a preencher pelos serviços
após verificação do pedido.
Número
de cópias –
Número de exemplares pretendido.
Formato – Campo a preencher pelos serviços
após verificação do pedido.
Os Meus Pedidos
Para consultar o estado dos seus pedidos entre
OU
Aqui poderá consultar a informação detalhada de
cada uma das reservas ou pedidos de reprodução que já efectuou, bem como
preencher o inquérito à qualidade de
serviço.
As opções disponíveis são 
para visualizar
os detalhes ou editar o pedido e 
ou 
para cancelar
o pedido. Dependendo do estado em que o pedido se encontra, poderá não ser
possível editá-lo ou cancelá-lo.
Visualização de detalhe da reserva
De acordo com a fase
em que se encontra o seu pedido, encontrará os seguintes estados:
Aguarda validação - O pedido foi criado
com sucesso e aguarda validação. Nesta fase o pedido pode ser modificado ou
cancelado.
A aprovar – O pedido foi criado com sucesso
e aguarda aprovação. Nesta fase, o pedido não pode ser modificado mas pode ser
cancelado.
Não aprovado – O pedido
foi criado com sucesso, mas por qualquer motivo não foi aprovado. Em caso de
dúvida consulte os serviços. Caso haja uma justificação da recusa do pedido
esta poderá ser consultada acedendo à informação detalhada do mesmo.
Em processamento - O pedido foi criado com sucesso e encontra-se em fase de processamento. Nesta
fase o pedido já não pode ser modificado nem cancelado.
Concluído – O processamento do pedido foi
concluído e está disponível para pagamento e levantamento na sala de leitura.
Entregue – O pedido foi satisfeito e a reprodução entregue.
Cancelado – O pedido foi cancelado pelo próprio leitor ou pelo
operador do arquivo.